INFORMÁCIE O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV
o.z. Institute of Life Education (ILE)
V zmysle nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „GDPR“) a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „Zákon“), vydáva ILE tieto zásady ochrany osobných údajov pre svojich členov, uchádzačov o štúdium a užívateľov služieb.
1. IDENTIFIKÁCIA PREVÁDZKOVATEĽA
Prevádzkovateľom, ktorý určuje účely a prostriedky spracúvania vašich osobných údajov, je:
- Názov: o.z. Institute of Life Education
- Sídlo: Vodárenská 637/19, 040 01 Košice-Sever
- IČO: 57 184 216
- Kontakt: study@iledu.org
2. ROZSAH SPRACÚVANÝCH ÚDAJOV
Spracúvame len údaje nevyhnutné na overenie podmienok prijatia na štúdium, poskytovanie certifikovaného vzdelávania a správu členstva:
- Identifikačné údaje: meno, priezvisko, titul, dátum narodenia (pre účely zápisu do štátneho systému ISVD).
- Doklady totožnosti: scany (foto) občianskych preukazov (obe strany), cestovných pasov alebo iných ID kariet, slúžiace výhradne na jednoznačné overenie totožnosti žiadateľa pri registrácii a zápise.
- Kontaktné údaje: e-mailová adresa, telefónne číslo, adresa trvalého pobytu alebo korešpondenčná adresa.
- Akademické a profesijné údaje: scany diplomov, vysvedčení a potvrdení od zamestnávateľa o dĺžke praxe (nevyhnutné pre posúdenie splnenia kritérií pre prijatie do programov a iných certifikovaných kurzov), priebeh štúdia a výsledky skúšok.
- Podnikateľské údaje: výpis z obchodného registra (v prípade fakturácie na právnickú osobu alebo overenia oprávnenosti konania).
- Platobné údaje: číslo účtu, informácie o úhradách príspevkov a školného.
3. ÚČEL A PRÁVNY ZÁKLAD SPRACÚVANIA
Vaše údaje spracúvame na nasledujúcich právnych základoch:
- Plnenie zmluvy (členstvo a vzdelávanie): Spracúvanie (vrátane overenia totožnosti prostredníctvom dokladov a overenia vzdelania prostredníctvom diplomov) je nevyhnutné na spracovanie prihlášky, identifikáciu zmluvnej strany, sprístupnenie digitálnej platformy a administráciu vášho štúdia.
- Plnenie zákonnej povinnosti: Povinnosť evidovať absolventov v štátnom systéme ISVD na základe certifikácie MŠVVaM SR, vedenie účtovnej dokumentácie a archívna povinnosť.
- Oprávnený záujem: Informovanie členov o organizačných zmenách, termínoch a aktivitách ILE spojených s ich programom, ako aj ochrana práv prevádzkovateľa (prevencia podvodov pri registrácii).
- Súhlas: Pre účely marketingu (napr. zasielanie noviniek o nových kurzoch), ak ste ho udelili.
4. PRÍJEMCOVIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
Osobné údaje môžu byť poskytnuté tretím stranám len v nevyhnutnom rozsahu:
- GEAB LTD (UK): Medzinárodný certifikačný orgán pre účely medzinárodnej certifikácie a verifikácie absolventov.
- MŠVVaM SR: Štátny informačný systém ISVD (zákonná povinnosť reportovania údajov o študentoch).
- Sprostredkovatelia: Poskytovatelia IT hostingu pre platformu iledu.org, poskytovatelia zabezpečených cloudových úložísk a účtovné kancelárie (viazaní zmluvou o mlčanlivosti a ochrane údajov).
5. DOBA UCHOVÁVANIA ÚDAJOV
- Scany dokladov totožnosti (OP, Pas): Uchovávame len po dobu nevyhnutnú na overenie totožnosti a proces zápisu na štúdium. Po úspešnom overení sú tieto digitálne kópie odstránené, ak osobitný predpis alebo certifikačná autorita nevyžaduje inak.
- Údaje o vzdelaní a členstve: Uchovávame po dobu trvania členstva a následne po dobu stanovenú zákonom pre archivačné účely (vzhľadom na potrebu spätnej verifikácie platnosti vydaných certifikátov).
- Účtovné doklady: Uchovávame po dobu 10 rokov v zmysle zákona o účtovníctve.
6. VAŠE PRÁVA AKO DOTKNUTEJ OSOBY
Ako užívateľ máte právo:
- Právo na prístup: Vedieť, aké údaje o vás spracúvame.
- Právo na opravu: Žiadať opravu nesprávnych alebo neaktuálnych údajov (napr. zmena v OR alebo nový titul).
- Právo na výmaz (zabudnutie): Ak už údaje nie sú potrebné alebo zanikol právny základ (pokiaľ ich uchovávanie nevyžaduje zákon – napr. evidencia absolventov v štátnom registri).
- Právo na obmedzenie spracúvania.
- Právo podať sťažnosť: Na Úrad na ochranu osobných údajov SR.
7. ZABEZPEČENIE ÚDAJOV
ILE vyhlasuje, že implementovalo primerané technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie osobných údajov, najmä s ohľadom na citlivosť nahrávaných dokumentov (diplomy, doklady totožnosti). Prenos údajov na online vzdelávacej platforme je šifrovaný a prístup k digitálnym archívom je obmedzený len na preverených administrátorov.